關聯與匯總

假設您為您的理論業務建立了兩個資料庫 😉

• 一個用於追蹤客戶

• 一個用於追蹤已購買的項目

您想要知道哪些客戶購買了哪些項目，以及哪些項目是由哪些客戶購買的。這就是關聯派上用場的時候！

• 在上述兩個表格中，標記為 ↗ 已購買項目 和 ↗ 客戶 的欄位即為關聯屬性，可以像其他資料庫屬性一樣新增。

• 在此，當您將購買的項目新增至 客戶 資料庫時，購買該項目的客戶會自動出現在 項目 資料庫的 ↗ 客戶 欄位中。

• 連結您的 餐廳資料庫 與 鄰里資料庫，這樣您就能一眼看出哪些餐廳位於哪些鄰里。

• 連結您的 會議記錄資料庫 與 客戶資料庫，以便快速存取與每位客戶相關的筆記。

• 連結您的 任務資料庫 與 大型專案資料庫，以了解專案如何拆解為任務，以及任務如何對專案做出貢獻。

• 連結您的 候選人資料庫 與 面試官資料庫，以追蹤誰面試了誰。

若要關聯兩個資料庫，您需要有兩個資料庫。因此，假設您為了本次逐步教學，已經建立了上述的 客戶 與 項目 資料庫。

1. 在您的 客戶 資料庫中新增一個欄位/屬性，並為其命名，例如 已購買項目。

2. 搜尋 關聯。

3. 接著，搜尋您想要與之建立關聯的資料庫。

   

4. 您將會看到關聯的預覽。在此案例中，我們已建立從「客戶」資料庫到「項目」資料庫的關聯。

5. 點擊藍色的 Add relation 按鈕以完成建立新的關聯屬性。

   

6. 現在，當您點擊此關聯欄中的儲存格時，會出現一個選單，您可以在其中搜尋並選擇來自另一個資料庫的項目來新增。

   • 例如，這就是您可以新增每位客戶購買了哪些服飾的方法。

   • 若要新增項目，請點擊列表中的名稱。若要刪除項目，請將滑鼠游標懸停在右側並點擊 – 按鈕。

關聯預設為單向建立，但您可以輕鬆切換開啟目標資料庫中的對應關聯。

透過雙向關聯，編輯會同時在兩端生效！因此，如果您在關聯欄中將客戶新增至 Items 資料庫，該變更也會出現在您的 Customers 資料庫中。

1. 請遵循上述指示來建立新的關聯屬性。

2. 點擊標示為 Show on [name of related database] 的切換。在我們的範例中，這顯示為 Show on Items DB。

3. 為此對應關聯命名。

4. 在下方，您將看到雙向關聯的預覽。在此例中，我們建立了從「客戶」資料庫到「項目」資料庫的關聯，以及從「項目」資料庫到「客戶」資料庫的關聯。

5. 點擊藍色的 Add relation 按鈕以完成建立這兩個新的關聯屬性。

當您建立關聯時，本質上是將儲存在一個資料庫中的 Notion 頁面加入到另一個資料庫的屬性中。

• 這些頁面可以像其他頁面一樣開啟和編輯！點擊關聯欄中的頁面，然後在彈出的視窗中再次點擊它。

• 您也可以透過將滑鼠游標懸停在右側並點擊 – 來移除任何關聯頁面。

• 您可以選擇限制關聯屬性中可包含的頁面數量——可選擇 1 頁面 或 無限制。

• 如果您選擇限制為 1 頁面，使用您資料庫的人員將只能在關聯中選取 1 個頁面。這對於只需要一個頁面與另一個頁面關聯的情況特別有用，例如：如果每個購買項目只能關聯一個訂單編號。

若要變更關聯在資料庫頁面中的顯示方式：

1. 在資料庫頁面中，點擊該關聯。

2. 點擊 屬性可見度 並選擇 永遠顯示、空值時隱藏 或 永遠隱藏。

當您在資料庫中設定關聯時，也可以選擇顯示連結頁面的特定屬性。例如，假設您公司有一個常見問題 (FAQ) 資料庫。每個 FAQ 都與一個進一步解釋問題答案的頁面相關聯。您可能希望使用者也能看到每個頁面的擁有者，這樣他們就知道該聯絡誰來詢問更多問題。您可以將 FAQ 資料庫設定為讓擁有者與相關頁面一同顯示！

操作方式如下：

1. 開啟資料庫中具有關聯屬性的頁面。

2. 點擊該屬性旁邊的欄位以連結頁面 → 點擊 •••。

3. 在出現的選單中，將相關資料庫的屬性拖曳進或拖曳出 顯示於關聯中 或 隱藏於關聯中。

4. 完成後，您就會看到所需的屬性出現在關聯欄位中。這將套用於目前資料庫中的所有頁面。

假設您希望同一個資料庫中的項目彼此建立關聯。例如，您有一個任務資料庫，並希望每個任務都能與其他任務建立關聯。

1. 首先，建立一個新的關聯。

2. 接著搜尋並選擇您目前正在使用的資料庫。

3. 您現在會看到該資料庫已關聯至 此資料庫。

   • 將資料庫關聯至自身時，我們建議關閉 off 雙向關聯，因為這基本上會建立該屬性的副本。

彙總功能可協助您根據關聯來彙整資料庫中的資料。回到上述客戶與項目的範例，假設您想根據客戶購買的內容來了解每位客戶的消費金額。

1. 首先，建立關聯，以便了解誰購買了什麼。

2. 新增一個欄位/屬性，並從 屬性類型 選單中選擇 彙總。為其命名以利識別。

• 點擊彙總欄中的任何儲存格，將會出現一個新選單，要求您選擇：

  • 您想要彙總的關聯屬性。

  • 您想要彙總的那些相關頁面的屬性。

  • 您想要套用到這些屬性的計算方式。

  • 您想要顯示的數字格式。

  • 您想要設定的小數點位置。

• 因此，以我們的範例來說，您會選擇彙總關聯屬性 Items Purchased 以及這些頁面中的 Price 屬性。接著，您會選擇 Sum 作為計算方式、Number format，最後選擇小數點的放置位置。

  • 執行此操作會將與客戶名稱相關的每個項目價格相加，並在您的彙總欄中提供他們花費的總金額。

您可以套用不同的計算方式作為彙總。以下是所有計算方式：

• 顯示原始值：這僅會在同一個儲存格中顯示所有相關頁面。這與關聯屬性本身相同。

• 顯示唯一值：這會顯示所選屬性中，所有相關頁面的每個唯一值。

• 計算全部：計算所選屬性中，所有相關頁面的數值總數。

• 計算數值：計算所選屬性中，所有相關頁面的非空值數量。

• 計算唯一值：計算所選屬性中，所有相關頁面的唯一值數量。

• 計算空白欄位：計算所選屬性中，相關頁面為空值的數量。因此，如果客戶購買的某個項目沒有價格，且該屬性已被選取，則匯總欄會顯示 1。

• 計算非空值：計算所選屬性中，具有指派數值的相關頁面的數量。

• 空白儲存格百分比：顯示所選屬性中，沒有數值的相關頁面百分比。

• 非空值百分比：顯示所選屬性中，有數值的相關頁面百分比。

這些匯總計算僅適用於數字 屬性：

• 總和：計算相關頁面數值屬性的總和（如上所示）。

• 平均值：計算相關頁面數值屬性的平均值。

• 中位數：找出相關頁面數值屬性的中位數。

• 最小值：找出相關頁面數值屬性中的最低數值。

• 最大值：找出相關頁面數值屬性中的最高數值。

• 範圍：計算相關頁面數值屬性中最高與最低數值之間的範圍 (最大值 - 最小值)。

這些匯總計算僅適用於 日期 屬性：

• 最早日期：找出所有相關頁面日期屬性中的最早日期/時間。

• 最晚日期：找出所有相關頁面日期屬性中的最晚日期/時間。

• 日期範圍：計算相關頁面日期屬性中，最晚日期與最早日期之間的時間跨度。

在表格與看板中，您可以對匯總欄位套用計算，以了解整個資料庫的總和、範圍、平均值等資訊。

• 假設您想找出我們範例中所有客戶的總消費金額。

• 點擊客戶表格中的 訂單總額 屬性。

• 在出現的選單中，將游標懸停在 計算 → 更多選項 上。

• 選擇 總和。