Giới thiệu về không gian nhóm

Mỗi không gian làm việc sẽ có ít nhất một không gian nhóm bao gồm tất cả mọi người, /mặc định. Để tạo thêm không gian nhóm:

• Cuộn đến nhãn Teamspaces trong thanh bên của bạn và nhấp vào nút + ở bên phải nhãn đó.

• Đặt tên, mô tả và biểu tượng cho không gian nhóm của bạn.

• Chọn cài đặt truy cập cho không gian nhóm của bạn. Có ba tùy chọn:

  • Mở: Bất kỳ ai cũng có thể tham gia và xem nội dung bên trong không gian nhóm này.

  • Đóng: Mọi người đều có thể thấy rằng không gian nhóm này tồn tại, nhưng không thể tham gia trừ khi họ được chủ sở hữu hoặc thành viên mời.

  • Riêng tư (Chỉ dành cho gói Business và Enterprise): Chỉ thành viên hoặc chủ sở hữu của không gian nhóm này mới có thể mời người khác và những người không được thêm vào sẽ không thể nhìn thấy không gian nhóm này.

• Sau khi bạn đã điền tất cả các trường này, hãy chọn Tạo không gian nhóm.

Bạn có thể chuyển một trang hiện có thành không gian nhóm nếu:

• Bạn có Truy cập đầy đủ vào trang hiện có đó.

• Trang đó nằm trong một không gian nhóm.

• Trang đó không phải là trang cơ sở dữ liệu hoặc trang phụ trong cơ sở dữ liệu.

• Bạn là chủ sở hữu không gian nhóm hoặc chủ sở hữu không gian làm việc.

Để chuyển một trang hiện có thành không gian nhóm:

1. Di chuột qua tên trang và nhấp vào nút •••.

2. Chọn tùy chọn Chuyển thành không gian nhóm.

1. Bên cạnh tên không gian nhóm trong thanh bên của bạn, hãy nhấp vào nút ••• rồi chọn Thêm thành viên.

2. Trong menu xuất hiện, hãy tìm kiếm thành viên hoặc nhóm để thêm vào không gian nhóm. Sau đó, chọn xem bạn muốn thêm họ với tư cách là thành viên hay chủ sở hữu không gian nhóm.

   • Chủ sở hữu không gian nhóm sẽ có toàn quyền truy cập vào tất cả các trang trong không gian nhóm /mặc định. Họ cũng sẽ có quyền truy cập vào cài đặt không gian nhóm.

   • Thành viên không gian nhóm sẽ nhận được quyền truy cập vào các trang trong không gian nhóm theo quyết định của chủ sở hữu không gian nhóm. Họ sẽ không có quyền truy cập vào cài đặt không gian nhóm.

Bật tùy chọn Đặt làm không gian nhóm /mặc định nếu bạn muốn mọi thành viên trong không gian làm việc của mình được thêm vào không gian nhóm đó /mặc định. Khi bạn thực hiện việc này, tất cả các thành viên hiện có trong không gian làm việc của bạn sẽ được thêm vào ngay lập tức, và tất cả các thành viên trong tương lai sẽ được thêm vào khi họ tham gia không gian làm việc của bạn.

Để thêm nhiều thành viên cùng lúc, có thể sẽ tốt hơn nếu bạn cho phép và đăng một liên kết mời.

1. Nhấp vào nút ••• bên cạnh không gian nhóm của bạn và nhấp vào Thêm thành viên.

2. Chọn Sao chép liên kết mời.

Nếu bạn chưa thực hiện, bạn sẽ cần bật liên kết mời:

1. Nhấp vào nút ••• bên cạnh không gian nhóm của bạn và nhấp vào Cài đặt không gian nhóm.

2. Trong phần Bảo mật, hãy bật Liên kết mời.

Để thêm một trang mới vào không gian nhóm:

1. Di chuột qua tên không gian nhóm trong thanh bên của bạn.

2. Nhấp vào nút + để thêm một trang mới trong không gian nhóm.

Để di chuyển một trang hiện có vào không gian nhóm:

1. Nhấp vào nút ••• ở góc trên bên phải của trang.

2. Nhấp vào Di chuyển đến, và bạn sẽ thấy danh sách các không gian nhóm mà bạn có thể chọn làm đích đến. Bạn cũng có thể tìm kiếm một không gian nhóm cụ thể.

Mỗi không gian nhóm đều có các thiết lập riêng về thành viên, quyền và bảo mật. Những thiết lập này có thể được quản lý bởi chủ sở hữu của không gian nhóm đó.

1. Trong thanh bên của bạn, hãy di chuột qua tên không gian nhóm và nhấp vào nút ••• ở bên phải tên đó.

2. Chọn Cài đặt không gian nhóm.

Trong menu bật lên, bạn sẽ thấy ba tab: Chung, Thành viên và Bảo mật. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn tất cả các tùy chọn trong từng tab.

Tại đây, bạn có thể sửa đổi thông tin của không gian nhóm chung.

• Nhấp vào biểu tượng để thay đổi hoặc tải lên hình ảnh của riêng bạn.

• Đổi tên không gian nhóm của bạn.

• Thêm mô tả vào không gian nhóm của bạn.

Bạn cũng có thể lưu trữ không gian nhóm của mình. Thao tác này sẽ xóa nó khỏi thanh bên của mọi thành viên trong không gian nhóm.

Trong tab này, bạn có thể quản lý tư cách thành viên của không gian nhóm.

• Bật tùy chọn Đặt làm không gian nhóm /mặc định nếu bạn muốn thêm tất cả thành viên trong không gian làm việc của mình làm thành viên không gian nhóm cùng một lúc.

• Nhấp vào Thêm thành viên để tìm kiếm các thành viên hoặc nhóm trong không gian làm việc theo tên hoặc email, sau đó thêm họ vào không gian nhóm. Bạn cũng có thể tìm kiếm thông qua tùy chọn ở trên cùng bên phải.

• Các thành viên và nhóm trong không gian nhóm hiện tại sẽ được liệt kê trong tab này. Vai trò của họ (chủ sở hữu không gian nhóm, thành viên) sẽ được hiển thị ở bên phải tên của họ.

  • Xóa thành viên không gian nhóm bằng cách nhấp vào vai trò của họ → Xóa.

• Chủ sở hữu không gian nhóm có thể nhấp vào vai trò của bất kỳ thành viên hoặc nhóm nào để thay đổi vai trò đó.

Nếu không gian làm việc của bạn đang sử dụng gói Enterprise, bạn sẽ thấy một tùy chọn bổ sung để thiết lập quyền tùy chỉnh cho từng thành viên hoặc nhóm. Tìm hiểu thêm về quyền →

Tab này phác thảo các cấp quyền của không gian nhóm và những người dùng bên trong đó.

• Ở trên cùng là các quyền chung của không gian nhóm. Có ba tùy chọn:

  • Mở: Bất kỳ ai cũng có thể tham gia và xem nội dung bên trong không gian nhóm này.

  • Đóng: Mọi người đều có thể thấy rằng không gian nhóm này tồn tại, nhưng không thể tham gia trừ khi họ được chủ sở hữu hoặc thành viên mời.

  • Riêng tư (Chỉ dành cho gói Business và Enterprise): Chỉ thành viên hoặc chủ sở hữu của không gian nhóm này mới có thể mời người khác, và những người không được thêm vào sẽ không thể nhìn thấy không gian nhóm này.

• Bên dưới đó là các cấp quyền cho không gian nhóm này, được chia theo từng vai trò: chủ sở hữu không gian nhóm, thành viên không gian nhóm và mọi người (bao gồm cả những người không phải là thành viên không gian nhóm) trong không gian làm việc.

• Đối với các không gian nhóm đóng hoặc riêng tư, chủ sở hữu không gian nhóm có thể chọn ai có thể mời thành viên không gian nhóm: bất kỳ thành viên không gian nhóm nào hoặc chỉ chủ sở hữu không gian nhóm.

• Đối với bất kỳ không gian nhóm nào, chủ sở hữu không gian nhóm có thể chọn ai có thể chỉnh sửa thanh bên của không gian nhóm: bất kỳ thành viên không gian nhóm nào hoặc chỉ chủ sở hữu không gian nhóm.

Tab này hiển thị các cài đặt bảo mật cho không gian nhóm. Các cài đặt này sẽ tự động kế thừa từ cài đặt bảo mật của không gian làm việc — chỉ những chủ sở hữu không gian nhóm đồng thời là chủ sở hữu không gian làm việc mới có thể sửa đổi chúng để làm cho cài đặt không gian nhóm của họ có quyền hạn rộng hơn so với cài đặt ở cấp không gian làm việc.

Khả dụng trên tất cả các gói

• Ai có thể mời thành viên không gian nhóm

• Ai có thể chỉnh sửa thanh bên không gian nhóm

• Liên kết mời

Chỉ khả dụng cho các gói Enterprise

• Vô hiệu hóa xuất bản Trang web Notion, Biểu mẫu và liên kết công khai: Không cho phép thành viên xuất bản Trang web Notion, Biểu mẫu hoặc liên kết công khai từ không gian nhóm này lên web.

• Vô hiệu hóa khách: Không cho phép các trang trong không gian nhóm này được chia sẻ với những người không thuộc không gian làm việc của bạn.

• Vô hiệu hoá xuất dữ liệu: Không cho phép thành viên xuất dữ liệu các trang trong không gian nhóm này.

Để xem tất cả các không gian nhóm hiện có trong không gian làm việc của bạn:

• Trong thanh bên, bạn sẽ thấy các không gian nhóm mà bạn là thành viên.

• Nhấp vào ••• Thêm ở cuối phần không gian nhóm để xem tất cả các không gian nhóm trong không gian làm việc của bạn.

Để rời khỏi một không gian nhóm mà bạn là thành viên:

1. Di chuột qua tên không gian nhóm trong thanh bên của bạn.

2. Nhấp vào nút ••• rồi chọn tùy chọn Rời khỏi không gian nhóm.

Để lưu trữ một không gian nhóm mà bạn là chủ sở hữu:

1. Di chuột qua tên không gian nhóm trong thanh bên của bạn.

2. Nhấp vào nút ••• rồi chọn tùy chọn Lưu trữ không gian nhóm.

Các không gian nhóm chỉ có thể được lưu trữ, không thể xóa.