จัดการสมาชิกและผู้ใช้ชั่วคราว

วิธีเพิ่มสมาชิกโดยใช้อีเมล:

1. ไปที่การตั้งค่า → บุคคล หรือ สมาชิก (ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ)

2. ไปที่แท็บสมาชิก

3. เลือก เพิ่มสมาชิก และพิมพ์ที่อยู่อีเมลของบุคคลที่คุณต้องการเพิ่ม หากคุณไม่มีสิทธิ์ในการเชิญ คุณจะมีตัวเลือกในการขอเพิ่มสมาชิกแทน

4. เลือกว่าจะเพิ่มบุคคลดังกล่าวเป็น เจ้าของพื้นที่ทำงานผู้ดูแลระบบสมาชิก หรือ  สมาชิก  จากเมนูดรอปดาวน์ จากนั้นกด เชิญ

5. บุคคลนั้นจะได้รับอีเมลพร้อมลิงค์เพื่อลงชื่อเข้าใช้และเข้าร่วมพื้นที่ทำงานของคุณ

วิธีเพิ่มสมาชิกผ่านลิงค์:

1. ไปที่ การตั้งค่า → บุคคล หรือ สมาชิก (ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ)

2. ไปที่แท็บสมาชิก

3. เลือกคัดลอกลิงค์ เพื่อคัดลอกลิงค์ลับไปยังคลิปบอร์ดของคุณ และแชร์ให้ทุกคนที่คุณต้องการเชิญให้มาทำงานร่วมกับคุณ

4. เมื่อผู้ใช้ที่ได้รับเชิญคลิกลิงค์ลับ ก็จะเข้าร่วมพื้นที่ทำงานของคุณได้โดยอัตโนมัติในฐานะสมาชิกแบบชำระเงิน โดยไม่ต้องพิมพ์อีเมลเพิ่มด้วยตนเอง

5. หากไม่ต้องการเชิญคนเข้าพื้นที่ทำงานของคุณด้วยลิงค์ได้ ให้ปิดสวิตช์ถัดจากลิงค์เชิญ

การใช้ Notion ในบริษัทจะช่วยให้ทุกคนเข้าร่วมพื้นที่ทำงานของคุณในฐานะสมาชิกได้โดยอัตโนมัติเมื่อลงชื่อเข้าใช้ด้วยอีเมลที่ทำงาน ในการตั้งค่านี้ เจ้าของพื้นที่ทำงานสามารถ:

1. ไปที่การตั้งค่า → การตั้งค่า

2. ภายใต้ โดเมนอีเมลที่อนุญาต ให้ป้อนโดเมนอีเมลใดก็ตามที่คุณต้องการให้สิทธิ์เข้าถึงโดยอัตโนมัติ เช่น โดเมนอีเมลของบริษัทคุณ คุณสามารถเพิ่มโดเมนที่อนุญาตได้หลายโดเมนในช่องนี้ แต่คุณจะสามารถเพิ่มได้เฉพาะโดเมนที่บัญชีของสมาชิกในพื้นที่ทำงานอยู่ภายใต้นั้นเท่านั้น

จากนี้ไป เมื่อใดก็ตามที่มีคนลงชื่อเข้าใช้ Notion ด้วยอีเมลที่มีโดเมนเหล่านั้น พวกเขาจะเห็นตัวเลือกในการเข้าร่วมพื้นที่ทำงานของคุณระหว่างการเริ่มต้นใช้งาน หากผู้ใช้เข้าร่วมพื้นที่ทำงานของคุณ พวกเขาจะกลายเป็นสมาชิกของพื้นที่ทำงานของคุณและคุณจะถูกเรียกเก็บเงินตามนั้น

หากต้องการเปลี่ยนบทบาทของสมาชิกในพื้นที่ทำงาน:

1. ไปที่การตั้งค่า → บุคคลหรือ สมาชิก (ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ)

2. ไปที่แท็บสมาชิก

3. เลือกเมนูดรอปดาวน์สำหรับบทบาทของสมาชิก จากนั้นเลือก เจ้าของพื้นที่ทำงานผู้ดูแลระบบสมาชิกหรือสมาชิก

หากคุณทำงานร่วมกับที่ปรึกษาจาก Notion Marketplace คุณสามารถให้สิทธิ์เข้าถึงพื้นที่ทำงานของคุณแบบจำกัดเวลาในฐานะสมาชิกชั่วคราวได้ พวกเขาจะได้รับสิทธิ์การเข้าถึงระดับสมาชิกจนถึงวันหมดอายุ จากนั้นจะสูญเสียสิทธิ์การเข้าถึงโดยอัตโนมัติ สมาชิกชั่วคราวจะไม่ใช้ที่นั่งแบบชำระเงิน

ในการเพิ่มสมาชิกชั่วคราว:

1. ไปที่การตั้งค่า → บุคคล หรือ สมาชิก (ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ)

2. ไปที่แท็บสมาชิก

3. เลือก เพิ่มสมาชิก และพิมพ์ที่อยู่อีเมลของที่ปรึกษาของคุณ

4. เลือก สมาชิกชั่วคราว จากดร็อปดาวน์บทบาท

5. กำหนดวันหมดอายุ (สูงสุดหนึ่งปีนับจากวันนี้)

6. กด เชิญ

พวกเขาจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์สำหรับเข้าร่วมพื้นที่ทำงานของคุณ เมื่อพวกเขายอมรับแล้ว พวกเขาจะปรากฏในรายชื่อสมาชิกของคุณพร้อมแสดงวันหมดอายุ

คำขอที่รอดำเนินการ

หลังจากที่คุณส่งคำเชิญ คำเชิญจะแสดงเป็นรอดำเนินการจนกว่าที่ปรึกษาจะยอมรับ คุณสามารถดูและจัดการคำเชิญที่รอดำเนินการได้ในการตั้งค่า → สมาชิก

ขยายหรือลบการเข้าถึง

ผู้ดูแลสามารถอัปเดตวันหมดอายุของสมาชิกชั่วคราวหรือลบการเข้าถึงของพวกเขาได้ตลอดเวลา:

1. ไปที่ การตั้งค่า → ผู้คน หรือ สมาชิก

2. ค้นหาสมาชิกชั่วคราวในลิสต์

3. เลือก ••• ถัดจากชื่อของพวกเขา

4. เลือก แก้ไขวันหมดอายุ หรือ นำออกจากพื้นที่ทำงาน

โปรดทราบว่าคุณเพิ่มผู้ใช้ชั่วคราวในแต่ละหน้าได้ แต่เพิ่มในพื้นที่ทำงานทั้งหมดไม่ได้ หากต้องการแชร์หน้ากับผู้ใช้ชั่วคราว:

1. ไปที่แชร์ที่มุมขวาบนของหน้า

2. ระบุอีเมลของผู้เข้าชั่วคราวที่ต้องการเชิญ

3. เลือกระดับการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ชั่วคราวจากเมนูดรอปดาวน์ แล้วกด เชิญ

4. เลือกข้ามไปก่อน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังเพิ่มบุคคลดังกล่าวเป็นผู้ใช้ชั่วคราว ไม่ใช่สมาชิก

ผู้ใช้ชั่วคราวของคุณจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์ไปยังหน้านั้น หากพวกเขายังไม่ได้ใช้ Notion พวกเขาจะต้องลงชื่อสมัครใช้เพื่อเข้าถึงหน้าของคุณ

เพื่อให้คุณเพิ่มผู้ใช้ชั่วคราวในพื้นที่ทำงานได้ง่ายขึ้น Notion ยังอนุญาตให้บุคคลภายนอกพื้นที่ทำงานของคุณขอเข้าถึงหน้าบางหน้าในพื้นที่ทำงานของคุณได้ ฟีเจอร์นี้พร้อมใช้งานและเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้นสำหรับทุกแผนยกเว้น Enterprise

หากคุณใช้แผน Plus หรือ Business คุณสามารถปิดการตั้งค่านี้ได้ แต่น่าเสียดายที่แพ็คเกจฟรีจะไม่สามารถปิดฟีเจอร์นี้ได้ หากต้องการดำเนินการดังกล่าว:

1. เปิดการตั้งค่า → ความปลอดภัย

2. ปิดการอนุญาตคำขอเข้าถึงหน้าจากผู้ที่ไม่ใช่สมาชิก

เมื่อผู้ใช้ชั่วคราวส่งคำขอเข้าถึงหน้า ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังกล่องข้อความของผู้สร้างหน้านั้น ผู้สร้างหน้าสามารถอนุมัติคำขอรวมถึงปรับระดับการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ชั่วคราวนั้น หรือจะเพิกเฉยต่อคำขอก็ได้

สมาชิกของพื้นที่ทำงานสามารถขอเพิ่มผู้ใช้ชั่วคราวได้ ฟีเจอร์นี้มีให้ใช้งานเฉพาะในแพ็คเกจ Enterprise เท่านั้น และมีเพียงเจ้าของพื้นที่ทำงานเท่านั้นที่สามารถเปิดหรือปิดใช้งานได้

หากต้องการให้สมาชิกเพิ่มผู้ใช้ชั่วคราวในหน้าพื้นที่ทำงานได้โดยตรง เจ้าของพื้นที่ทำงานสามารถ:

1. ไปที่การตั้งค่า → ความปลอดภัย

2. ในแท็บ สมาชิกและผู้ใช้ชั่วคราว ให้เปิด อนุญาตให้สมาชิกเชิญผู้ใช้ชั่วคราวเข้าหน้า

หากต้องการให้สมาชิกขอเพิ่มผู้ใช้ชั่วคราวในหน้าพื้นที่ทำงานได้ เจ้าของพื้นที่ทำงานสามารถ:

1. ไปที่การตั้งค่า → ความปลอดภัย

2. ในแท็บ สมาชิกและผู้ใช้ชั่วคราว ให้เปิด อนุญาตให้สมาชิกขอเพิ่มผู้ใช้ชั่วคราว

เมื่อเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้แล้ว สมาชิกและผู้ดูแลพื้นที่ทำงานจะต้องส่งคำขอก่อนจึงจะสามารถเชิญผู้ใช้ชั่วคราวได้ เจ้าของพื้นที่ทำงานจะได้รับการยกเว้นและยังคงสามารถเชิญผู้ใช้ชั่วคราวได้โดยตรง

หากคุณเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงาน ก็เชิญผู้ใช้ชั่วคราวได้โดยตรง

หากคุณเป็นสมาชิก:

1. ไปที่หน้าที่คุณต้องการเชิญผู้ใช้ชั่วคราว เช่นเดียวกับการแชร์ทั่วไป คุณต้องมีการเข้าถึงเต็มรูปแบบในหน้านั้นเพื่อขอเชิญผู้ใช้ชั่วคราว

2. เลือกแชร์ แล้วพิมพ์ชื่อผู้เข้าชั่วคราวที่ต้องการเชิญ

3. เลือกบทบาทที่ต้องการให้ผู้ใช้ชั่วคราวมี

4. เลือกเชิญ

5. การแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังเจ้าของพื้นที่ทำงานของคุณเกี่ยวกับคำขอของคุณ พร้อมด้วยหน้า บทบาท และอีเมลของผู้ใช้ชั่วคราวที่คุณขอเชิญ คุณจะได้รับการยืนยันว่าเจ้าของพื้นที่ทำงานของคุณได้รับแจ้งแล้วเช่นกัน

คำขอเชิญผู้ใช้ชั่วคราวจะต้องได้รับการอนุมัติทีละหน้าและทีละคน เฉพาะเจ้าของพื้นที่ทำงานเท่านั้นที่สามารถดูและอนุมัติคำขอของผู้ใช้ชั่วคราวได้ แต่ละคำขอจะมีอีเมลของผู้ใช้ชั่วคราว สมาชิกที่เป็นผู้ส่งคำขอ บทบาทที่ขอ และชื่อของหน้านั้นๆ

เจ้าของพื้นที่ทำงานสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอเชิญผู้ใช้ชั่วคราวได้โดยตรงจากการแจ้งเตือนที่ได้รับ หรือโดยไปที่ การตั้งค่า → สมาชิก → ผู้ใช้ชั่วคราว และดูคำขอที่ด้านบน เมื่อเจ้าของพื้นที่ทำงานตอบกลับคำขอแล้ว สมาชิกที่เป็นผู้ส่งคำขอจะได้รับแจ้งการตัดสินใจนั้น

มอบความสามารถในการเข้าถึงพื้นที่ทำงานทั้งหมดของคุณให้แก่ผู้ใช้ชั่วคราวโดยเปลี่ยนพวกเขาให้เป็นสมาชิก สำหรับแผนแบบชำระเงิน คุณจะถูกเรียกเก็บเงินสำหรับสมาชิกแต่ละคนที่เพิ่มเข้ามา หากต้องการเปลี่ยนผู้ใช้ชั่วคราวให้เป็นสมาชิก:

1. ไปที่การตั้งค่า → บุคคลหรือสมาชิก (ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ) → ผู้ใช้ชั่วคราว

2. ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากผู้ใช้ชั่วคราวที่ต้องการอัพเกรด

3. เลือกอัพเกรดผู้ใช้ชั่วคราว {#} คนเป็นสมาชิก

4. เมื่อผู้ใช้ชั่วคราวกลายเป็นสมาชิกแล้ว ชื่อจะไปปรากฏในรายการสมาชิกและเปลี่ยนบทบาทได้

สำหรับแผนที่ไม่ใช่ Enterprise เราจะแนะนำผู้ใช้ชั่วคราวบางคนที่อาจได้รับประโยชน์จากการเป็นสมาชิกในพื้นที่ทำงานของคุณ หากต้องการดูว่าผู้ใช้ชั่วคราวเหล่านี้คือใคร ให้ไปที่ การตั้งค่า → สมาชิก → คำแนะนำ คุณสามารถเลือก เพิ่มระดับ เพื่อเปลี่ยนใครบางคนให้เป็นสมาชิกพื้นที่ทำงานได้

หากต้องการลบสมาชิกหรือผู้ใช้ชั่วคราวออกจากพื้นที่ทำงาน เจ้าของพื้นที่ทำงานหรือผู้ดูแลระบบสมาชิกสามารถ:

1. ไปที่การตั้งค่า → บุคคลหรือสมาชิก (ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ)

2. ไปที่แท็บสมาชิก หรือแท็บ ผู้ใช้ชั่วคราว

3. ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจและคนที่คุณต้องการลบ:

   • เปิดเมนูดรอปดาวน์สำหรับบทบาทหรือระดับการเข้าถึงของสมาชิก จากนั้นเลือกลบออกจากพื้นที่ทำงาน

   • เปิดเมนูดรอปดาวน์สำหรับหน้าของผู้ใช้ชั่วคราวหรือเลือก •••ถัดจากผู้ใช้ชั่วคราว จากนั้นเลือก ลบออกหรือ ลบออกจากพื้นที่ทำงาน