יחסים ורול-אפים

נניח שיש לכם שני מאגרי ידע בעסק התיאורטי שלכם 😉

• אחד שעוקב אחר לקוחות

• ואחד שעוקב אחר פריטים שנרכשו

נניח שאתם רוצים לדעת גם אילו לקוחות קנו אילו פריטים, וגם אילו פריטים נרכשו על ידי אילו לקוחות. זהו בדיוק תפקידו של היחסים!

• בשתי הטבלאות שלמעלה, העמודות שנקראות ↗ פריטים שנרכשו ו-↗ לקוחות הן מאפייני יחס, וניתן להוסיף אותן למאגר ידע בדיוק כמו כל מאפיין אחר.

• כאן, כשמוסיפים פריט שנקנה למאגר הידע לקוחות, הלקוחות שקנו את הפריט מופיעים באופן אוטומטי בעמודה ↗ לקוחות במאגר הידע פריטים.

• חיבור מאגר הידע מסעדות עם מאגר הידע שכונות כדי שתוכלו לראות בקלות אילו מסעדות נמצאות באילו שכונות.

• חיבור מאגר הידע סיכומי פגישות עם מאגר הידע לקוחות כדי לקבל גישה מהירה לרשומות הרלוונטיות על כל לקוח.

• חיבור מאגר המשימות שלכם עם מאגר ידע של פרויקטים גדולים יותר כדי להבין איך פרויקטים נפרטים למשימות ואיך המשימות תורמות להתקדמות הפרויקטים.

• חיבור מאגר הידע מועמדים עם מאגר הידע מראיינים כדי לדעת מי ראיין את מי.

כדי לקשר בין שני מאגרי ידע, אתם צריכים שני מאגרי ידע. אז בואו נניח שיצרתם את מאגרי הידע לקוחות ו-פריטים לעיל לצורך המדריך הזה.

1. ראשית, מוסיפים למאגר הידע לקוחות עמודה/מאפיין חדשים ולתת להם שם – למשל, פריטים שנרכשו.

2. מחפשים יחס.

3. לאחר מכן, מוצאים את מאגר הידע שאליו רוצים לקשר את היחס.

   

4. תראו תצוגה מקדימה של היחס. במקרה הזה, יצרנו יחס מאת מאגר הידע 'לקוחות' אל מאגר הידע 'פריטים'.

5. לוחצים על הלחצן הכחול הוספת יחס כדי לסיים את יצירת המאפיין החדש.

   

6. כעת, כשתלחצו על תא בעמודה של היחס הזה, יוצג תפריט שבו תוכלו לחפש ולבחור פריטים להוספה ממאגר הידע השני.

   • כך תוכלו להוסיף את הבגדים שכל לקוח קנה, למשל.

   • כדי להוסיף פריט, לחצו על השם ברשימה. כדי למחוק פריט, רחפו מעליו ואז לחצו על כפתור ה-– בצד ימין.

יחסים נוצרים כחד-כיווניים כברירת מחדל. אך ניתן בקלות להפעיל רשימה נפתחת עבור יחס תואם במאגר הידע של היעד.

עם יחסים דו-כיווניים, העריכה עובדת לשני הכיוונים! אז אם מוסיפים לקוח למאגר הידע פריטים בעמודה של היחס, השינוי מופיע גם במאגר הידע לקוחות.

1. כדי ליצור מאפיין יחס חדש יש לפעול לפי ההוראות שלמעלה.

2. לחצו על הרשימה הנפתחת שאומרת הצג ב-[שם מאגר הידע הקשור]. בדוגמה שלנו, כתוב הצג במאגר פריטים.

3. נותנים ליחס שם מתאים.

4. למטה, תראו תצוגה מקדימה של היחס הדו-כיווני. במקרה הזה, יצרנו יחס מאת מאגר הידע 'לקוחות' אל מאגר הידע 'פריטים', וגם יחס מאת מאגר הידע 'פריטים' אל מאגר הידע 'לקוחות'.

5. לוחצים על הלחצן הכחול הוספת יחס כדי לסיים את יצירת שני המאפיינים החדשים.

כשאתם יוצרים יחס, אתם למעשה מוסיפים דפי Notion המאוחסנים במאגר ידע אחד לשדה המאפיין של מאגר ידע אחר.

• אפשר לפתוח את הדפים האלה ולערוך אותם כמו כל דף אחר! לחצו על הדף בעמודת היחס. לאחר מכן, לחצו עליו שוב בחלון שקופץ.

• אפשר גם להסיר דף עם קשר יחסי על ידי העברת סמן העכבר מעליו ולחיצה על הסמל – שבצד ימין.

• אפשר להגביל את מספר הדפים שייכללו במאפיין היחס – עם אפשרות לבחור רק דף אחד, או דפים ללא הגבלה.

• אם תבחרו באפשרות להגביל ל-עמוד אחד, אנשים שמשתמשים במאגר הידע שלכם יוכלו לבחור רק עמוד אחד ביחס. זה שימושי במיוחד למצבים שבהם רק עמוד אחד אמור להיות קשור לאחר, למשל - אם רק מספר הזמנה אחד אמור להיות משויך לכל רכישה.

כדי לשנות את האופן שבו יחסים מוצגים בדף מאגר הידע:

1. בדף מאגר הידע, לוחצים על היחס.

2. לוחצים על נראות מאפיין ובוחרים באפשרות להציג תמיד, להסתיר כאשר ריק או להסתיר תמיד.

כשמגדירים יחס במאגר הידע שלכם, אפשר גם לבחור להציג מאפיינים מסוימים של דפים מקושרים. לדוגמה, נניח שיש לכם מאגר ידע של שאלות נפוצות בחברה שלכם. לכל שאלה נפוצה יש יחס לדף שמסביר את התשובה לשאלה בהרחבה. אולי תרצו שאנשים יוכלו לראות גם את הבעלים של כל דף, כדי שידעו למי לפנות עם שאלות נוספות. אפשר להגדיר את מאגר השאלות הנפוצות שלכם כך שהבעלים יהיה גלוי לצד הדף הרלוונטי!

כך עושים זאת:

1. פותחים דף במאגר ידע שיש לו מאפיין יחס.

2. לוחצים על השדה שלצד המאפיין כדי לייחס לו דף ← לוחצים על •••.

3. בתפריט שמופיע, גוררים את המאפיינים של מאגר הידע הקשור לתוך או מחוץ לאפשרויות מוצג ביחס או מוסתר ביחס.

4. לאחר שתסיימו, תראו את המאפיינים הרצויים מופיעים בשדה היחס. זה יחול על כל הדפים במאגר הידע הנוכחי שלכם.

נניח שאתם רוצים שפריטים באותו מאגר ידע יהיו בקשרים זה עם זה. לדוגמה, יש לכם מאגר ידע של משימות ואתם רוצים שכל משימה תהיה קשורה למשימות אחרות.

1. מתחילים ביצירת יחס חדש.

2. לאחר מכן, מחפשים ובוחרים את מאגר הידע שבו אתם עובדים כרגע.

3. כעת תוכלו לראות שמאגר הידע מתייחס למאגר הידע הזה.

   • כאשר מייחסים מאגר ידע לעצמו, אנו ממליצים לבטל את האפשרותליחס דו-כיווני מכיוון שהוא למעשה משכפל את המאפיין.

רול-אפים (Rollups) עוזרים לכם לצבור נתונים במאגרי הידע שלכם על סמך יחסים. בחזרה לדוגמת הלקוחות והפריטים שלנו למעלה, נניח שאתם רוצים לדעת כמה כל לקוח הוציא על סמך מה שהוא קנה.

1. ראשית, יוצרים את היחס כדי שתדעו מי קנה מה.

2. הוסיפו עמודה/מאפיין חדש ובחרו רול-אפ מתפריט סוג המאפיין. תנו לו שם תיאורי.

• לחיצה על כל תא בעמודה של הרול-אפ תציג תפריט חדש שיבקש מכם:

  • את מאפיין היחס שברצונכם לעשות לו רול-אפ.

  • את המאפיין של הדפים שיש ביניהם יחס שברצונכם לעשות עבורם רול-אפ.

  • את החישוב שברצונכם להחיל.

  • עיצוב המספר שברצונכם להציג.

  • מיקום הנקודה העשרונית שברצונכם להגדיר.

• אז, עבור הדוגמה שלנו, תבחרו לבצע רול-אפ למאפיין היחס פריטים שנרכשו ולמאפיין מחיר בתוך הדפים האלה. לאחר מכן תבחרו ב-סכום כחישוב, ב-עיצוב המספר, ולבסוף היכן למקם את הנקודה העשרונית שלכם.

  • פעולה זו מסכמת את המחירים של כל פריט שקשור ביחס לשם הלקוח, ונותנת לכם את סך הכסף שהם הוציאו בעמודה של הרול-אפ.

ישנם חישובים שונים שאפשר להחיל כרול-אפ. הנה כולם:

• הצג מקור: פעולה זו פשוט מציגה את כל הדפים הקשורים באותו התא. זה זהה למאפיין היחס עצמו.

• הצגת ערכים ייחודיים: מציג כל ערך ייחודי במאפיין שנבחר עבור כל הדפים שיש ביניהם יחס.

• ספירה כוללת: ספירה של המספר הכולל של ערכים במאפיין שנבחר עבור כל הדפים שיש ביניהם יחס.

• ספירת ערכים: ספירה של מספר הערכים שאינם ריקים במאפיין שנבחר עבור כל הדפים שיש ביניהם יחס.

• ספירת ערכים ייחודיים: ספירה של מספר הערכים הייחודיים במאפיין שנבחר עבור כל הדפים שיש ביניהם יחס.

• ספור ריקים: סופר את מספר הדפים הקשורים בעלי ערך ריק עבור המאפיין שנבחר. לכן, אם לפריט אחד שלקוח קנה לא היה מחיר וזה היה המאפיין שנבחר, עמודת ה-rollup תציג 1.

• ספירה לא ריקה: ספירה של מספר הדפים שיש ביניהם יחס עם ערכים שהוקצו עבור המאפיין שנבחר.

• אחוז ריק: מציג את אחוז הדפים שיש ביניהם יחס ללא ערך במאפיין שנבחר.

• אחוז לא ריק: מציג את אחוז הדפים שיש ביניהם יחס עם ערך במאפיין שנבחר.

חישובי הרול-אפ האלה זמינים רק עבור מאפייני מספר:

• סכום: מחשב את הסכום של המאפיינים המספריים של דפים שיש ביניהם יחס (כמו למעלה).

• ממוצע: מחשב את הממוצע של המאפיינים המספריים של דפים שיש ביניהם יחס.

• חציון: מוצא את החציון של המאפיינים המספריים של דפים שיש ביניהם יחס.

• מינימום: מוצא את המספר הנמוך ביותר במאפיין המספרי של דפים שיש ביניהם יחס.

• מקסימום: מוצא את המספר הגבוה ביותר במאפיין המספרי של דפים שיש ביניהם יחס.

• טווח: מחשב את הטווח בין המספרים הגבוהים והנמוכים ביותר במאפיין המספרי של דפים שיש ביניהם יחס (מקסימום - מינימום).

חישובי הרול-אפ האלה זמינים רק עבור מאפייני תאריך:

• תאריך מוקדם ביותר: מוצא את התאריך/שעה המוקדמים ביותר במאפיין התאריך עבור כל הדפים שיש ביניהם יחס.

• תאריך אחרון: מוצא את התאריך/שעה האחרונים במאפיין התאריך עבור כל הדפים שיש ביניהם יחס.

• טווח תאריכים: מחשב את משך הזמן בין התאריכים המאוחרים והמוקדמים ביותר במאפיין התאריך של דפים שיש ביניהם יחס.

גם בטבלאות וגם בלוחות, אפשר להחיל חישובים על עמודה של רול-אפ כדי לקבל הערכה של סכומים, טווחים, ממוצעים וכו' עבור כל מאגר הידע שלכם.

• נניח שאתם רוצים למצוא את סך הכסף שהוציאו כל הלקוחות בדוגמה שלנו.

• לוחצים על המאפיין סך הזמנות כולל בטבלת הלקוחות.

• בתפריט שמופיע, גוררים את העכבר מעל האפשרות חישוב ← אפשרויות נוספות.

• בוחרים באפשרות סכום.