ניהול חברים ואורחים

כדי להוסיף חברים באמצעות כתובת האימייל שלהם:

1. עוברים אל הגדרות ← אנשים או חברים (בהתאם לתוכנית שלכם).

2. נכנסים לכרטיסייה חברים.

3. בחרו ב-הוספת חבר/ה והקלידו את כתובת האימייל של האדם שברצונכם להוסיף. אם אין לכם הרשאות הזמנה, תהיה לכם במקום זאת אפשרות לבקש להוסיף חבר/ה.

4. בוחרים אם להוסיף אותם בתור בעלים של סביבת עבודה, מנהלי חברויות או חברים מהתפריט הנפתח, ולאחר מכן לוחצים על הזמנה.

5. הם יקבלו אימייל עם קישור כדי להתחבר ולהצטרף לסביבת העבודה שלכם.

כדי להוסיף חברים באמצעות קישור:

1. עוברים אל הגדרות ← אנשים או חברים (בהתאם לתוכנית שלכם).

2. נכנסים לכרטיסייה חברים.

3. בוחרים באפשרות העתקת הקישור כדי להעתיק את הקישור הסודי ללוח שלכם, ומשתפים אותו עם כל מי שתרצו להזמין לעבוד איתכם.

4. כאשר משתמשים שהוזמנו לוחצים על הקישור הסודי, הם יוכלו להצטרף לסביבת העבודה שלכם באופן אוטומטי כחברים בתשלום, בלי שתצטרכו להוסיף את כתובת האימייל שלהם באופן ידני.

5. אם אינכם רוצים להזמין אנשים לסביבת העבודה שלכם באמצעות קישור, אפשר להשבית את הלחצן הדו-מצבי שלצד הקישור להזמנה.

אם אתם משתמשים ב-Notion בחברה שלכם, אתם יכולים להקל על העובדים להצטרף באופן אוטומטי לסביבת העבודה שלכם כחברים כאשר הם מתחברים באמצעות האימייל שלהם בעבודה. כדי להגדיר זאת, בעלי סביבת העבודה יכולים:

1. לעבור אל הגדרות ← הגדרות.

2. תחת דומיינים מאושרים של אימייל, הזינו כל דומיין אימייל שברצונכם להעניק לו גישה באופן אוטומטי, כמו דומיין האימייל של החברה שלכם. ניתן להוסיף מספר דומיינים מאושרים בשדה זה, אך תוכלו להוסיף רק דומיינים שחשבונות חבר/ה סביבת העבודה נמצאים תחתיהם.

כעת, בכל פעם שמישהו יתחבר ל-Notion עם אימייל בעל אחד מהדומיינים הללו, הוא יראה את האפשרות להצטרף לסביבת העבודה שלכם במהלך תהליך ההצטרפות. אם המשתמש יצטרף לסביבת העבודה שלכם, הוא יהפוך לחבר/ה בסביבת העבודה שלכם ואתם תחויבו בהתאם.

כדי לשנות תפקידים של חברים בסביבת העבודה:

1. עוברים אל הגדרות ← אנשים או חברים (בהתאם לתוכנית שלכם).

2. נכנסים לכרטיסייה חברים.

3. בוחרים בתפריט הנפתח עבור תפקיד של חבר/ה, ולאחר מכן בוחרים בעלים של סביבת עבודה, מנהל/ת חברויות או חבר/ה.

אם אתם עובדים עם יועץ מ-Notion Marketplace, אתם יכולים להעניק לו גישה מוגבלת בזמן לסביבת העבודה שלכם כחבר/ה זמני/ת. הם מקבלים גישה ברמת חבר עד לתאריך התפוגה שלהם, ולאחר מכן מאבדים את הגישה באופן אוטומטי. חברים זמניים אינם תופסים מקום בתשלום.

כדי להוסיף חבר/ה זמני/ת:

1. עוברים אל הגדרות ← אנשים או חברים (בהתאם לתוכנית שלכם).

2. נכנסים לכרטיסייה חברים.

3. בחרו ב-הוספת חבר/ה והקלידו את כתובת האימייל של היועץ שלכם.

4. בחרו ב-חבר/ה זמני/ת מתוך התפריט הנפתח של התפקידים.

5. הגדירו תאריך תפוגה (עד שנה מהיום).

6. לחצו על הזמנה.

הם יקבלו אימייל עם קישור להצטרפות לסביבת העבודה שלכם. ברגע שיאשרו, הם יופיעו ברשימת החבר/ה שלכם עם תאריך התפוגה שלהם.

בקשות ממתינות

לאחר שתשלחו הזמנה, היא תופיע כ"ממתינה" עד שהיועץ יאשר אותה. ניתן לצפות בהזמנות ממתינות ולנהל אותן תחת הגדרות → חבר/ה.

הארכה או הסרה של גישה

מנהלי מערכת יכולים לעדכן את תאריך התפוגה של חבר/ה זמני/ת או להסיר את הגישה שלהם בכל עת:

1. עברו אל הגדרות → אנשים או חבר/ה.

2. מצאו את החבר/ה הזמני/ת ברשימה.

3. בחרו ב- ••• לצד השם שלהם.

4. בחרו ב-עריכת תאריך תפוגה או ב-הסרה מסביבת העבודה.

חשוב לזכור שאפשר להוסיף אורח/ת לדפים בודדים, לא לכל סביבת עבודה. כדי לשתף דף עם אורח/ת:

1. עוברים אל 'שיתוף' בפינה השמאלית העליונה של הדף.

2. מזינים את כתובת האימייל של האורח/ת שברצונכם להזמין.

3. בוחרים רמת גישה עבור האורח/ת מהתפריט הנפתח ולוחצים על הזמנה.

4. בוחרים באפשרות לדלג לבינתיים כדי לוודא שאתם מוסיפים אותם כאורחים ולא כחברים.

האורח שלכם יקבל אימייל עם קישור לדף. אם הוא עדיין לא משתמש ב-Notion, הוא יצטרך להירשם כדי לגשת לדף שלכם.

כדי להקל עליכם להוסיף אורח/ת לסביבת עבודה, Notion מאפשרת גם לאנשים מחוץ לסביבת עבודה לבקש גישה לדפים מסוימים. תכונה זו זמינה ומופעלת כברירת מחדל בכל התוכניות מלבד Enterprise.

אם אתם בתוכנית Plus או בתוכנית Business, תוכלו לכבות את ההגדרה הזו. לרוע המזל, בתוכניות חינמיות לא ניתן לכבות תכונה זו. כדי לעשות זאת:

1. עוברים אל הגדרות ← אבטחה.

2. משביתים את לאפשר בקשות גישה לדף ממשתמשים שאינם חברים.

ברגע שהאורח מגיש בקשה לגישה לדף, תישלח התראה לתיבת הדואר הנכנס של יוצר הדף. יוצר הדף יכול לאשר את הבקשה וכן להתאים את רמת הגישה עבור אותו אורח, או שהוא יכול להתעלם מהבקשה.

חבר/ה בסביבת עבודה יכולים לבקש להוסיף אליה אורח/ת. תכונה זו זמינה בתוכנית Enterprise בלבד, ורק בעלי סביבת עבודה יכולים להפעיל או להשבית אותה.

כדי לאפשר לחבר/ה להוסיף אורח/ת ישירות לדפים בסביבת עבודה, בעלי סביבת עבודה יכולים:

1. לעבור אל הגדרות ← אבטחה.

2. בלשונית חבר/ה ואורח/ת, הפעילו את אפשר לחבר/ה להזמין אורח/ת לדפים.

כדי לאפשר לחבר/ה לבקש להוסיף אורח/ת לדפים בסביבת עבודה, בעלי סביבת עבודה יכולים:

1. לעבור אל הגדרות ← אבטחה.

2. בלשונית חבר/ה ואורח/ת, הפעילו את אפשר לחבר/ה לבקש להוסיף אורח/ת.

ברגע שהאפשרות הזו מופעלת, חבר/ה ומנהלי סביבת עבודה יצטרכו להגיש בקשה לפני שיוכלו להזמין אורח/ת. בעלי סביבת עבודה פטורים מכך ויכולים להמשיך להזמין אורח/ת ישירות.

אם אתם בעלי סביבת עבודה, אתם יכוליםלהזמין אורחים ישירות.

אם אתם חברים:

1. נווטו לדף שאליו תרצו להזמין אורח/ת. בדיוק כמו בשיתוף רגיל, עליכם להיות בעלי הרשאות גישה מלאות לדף כדי לבקש להזמין אורח/ת.

2. בוחרים באפשרות שיתוף ומקלידים את שם האורח/ת שברצונכם להזמין.

3. בוחרים את התפקיד שברצונכם להקצות לאורחים.

4. בוחרים באפשרות הזמנה.

5. תישלח התראה לבעל סביבת עבודה שלכם בנוגע לבקשתכם, יחד עם הדף, התפקיד וכתובת האימייל של האורח/ת שביקשתם להזמין. תקבלו גם אישור שבעל סביבת עבודה נודע על כך.

יש לאשר בקשות להזמנת אורח/ת עבור כל דף ועבור כל אורח/ת בנפרד. רק בעלי סביבת עבודה יכולים לצפות בבקשות של אורח/ת ולאשר אותן. בכל בקשה יופיעו אימייל של האורח/ת, החבר/ה שביקש זאת, התפקיד שהתבקש ושם הדף.

בעל סביבת עבודה יכול לאשר או לדחות בקשה להזמנת אורח/ת ישירות מההתראה שהוא מקבל, או על ידי מעבר אל הגדרות → חבר/ה → אורח/ת ומציאת הבקשות בחלק העליון. ברגע שבעל סביבת עבודה מגיב לבקשה, החבר/ה שהגיש אותה יקבל הודעה על ההחלטה.

אפשר לתת לכל אורח/ת את היכולת לגשת לכל סביבת עבודה על ידי הפיכתו/ה לחבר/ה. בתוכניות בתשלום, תחויבו עבור כל חבר/ה נוסף/ה. כדי להפוך אורח/ת לחבר/ה:

1. עוברים אל הגדרות ← אנשים או חברים (בהתאם לתוכנית שלכם) ← אורחים.

2. מסמנים את התיבה שליד האורחים שברצונכם לשדרג.

3. בוחרים באפשרות שדרוג {#} אורחים לחברים.

4. אחרי שהם הופכים לחברים, תוכלו למצוא אותם ברשימת החברים ולשנות את התפקיד שלהם.

בתוכניות שאינן Enterprise, נציע גם כמה אורח/ת שעשויים להפיק תועלת מהפיכה לחבר/ה בסביבת עבודה. כדי לראות מי אורח/ת אלה, עברו אל הגדרות → חבר/ה → הצעות. תוכלו לבחור ב-שדרוג כדי להפוך מישהו לחבר/ה בסביבת עבודה.

כדי להסיר חברים או אורחים מסביבת עבודה, הבעלים של סביבת העבודה או מנהלי חברויות יכולים:

1. עוברים אל הגדרות ← אנשים או חברים (בהתאם לתוכנית).

2. נכנסים לכרטיסייה של חברים או אורחים.

3. בהתאם לתוכנית ולמי שאתם מנסים להסיר:

   • פותחים את התפריט הנפתח עבור תפקיד או רמת גישה של חבר/ה, ולאחר מכן בוחרים באפשרות הסרה מסביבת העבודה.

   • פותחים את התפריט הנפתח עבור דפים של אורח/ת או בוחרים ב-••• לצד אורח/ת, ולאחר מכן בוחרים הסרה או הסרה מסביבת העבודה.