Tietokannan painikkeet

Tietokantapainikkeet ovat tietokantaominaisuuden tyyppi, joka automatisoi työnkulkujasi. Voit esimerkiksi hyväksyä asiakirjan tai merkitä päivittäisen tavan suoritetuksi painikkeen avulla. Kun tietokantapainiketta napsautat, se suorittaa puolestasi toimintoja ja säästää aikaasi.

• Tietokantapainikkeet ovat käytettävissä kaikissa sopimus(tyyppi)issa, mutta tietyt tietokantapainiketoiminnot ovat käytettävissä vain maksullisissa sopimus(tyyppi)issa. Voit lukea lisää alta →.

• Jos henkilöllä on tietokannassa Täydet käyttöoikeudet tai Muokkaus sallittu, hän voi luoda ja muokata tietokantapainikkeita.

• Jos henkilöllä on tietokannassa Täydet käyttöoikeudet, Muokkaus sallittu tai Sisällön muokkaus sallittu, hän voi napsauttaa tietokantapainikkeita.

Tietokantapainikkeen ominaisuuden lisääminen:

1. Valitse tietokannan yläreunassa oleva liukusäädinkuvake → Muokkaa ominaisuuksia → Uusi ominaisuus → Painike.

2. Lisää painikkeelle nimi, kuten Hyväksy tai Valmis.

3. Valitse Muokkaa automaatiota.

4. Valitse Uusi toiminto ja valitse toiminto. Lue lisää painiketoiminnoista alta →

5. Lisää halutessasi toimintoja ja valitse sitten Tallenna.

Kun määrität painiketoimintoja, voit tuoda mukaan tiettyjä sivuja, ihmisiä ja muuta käyttämällä mainintoja ja kaavoja. Voit tehdä tämän valitsemalla kentästä @, jos haluat sisällyttää päivämäärän, henkilön, sivun tai ryhmän. Valitse kentästä ∑, jos haluat luoda kaavan. Lue lisää mainintojen ja kaavojen käytöstä alta →

• Muokkaa ominaisuutta muokkaa sivujen ominaisuuksia tietokannassa, jossa sillä hetkellä olet.

• Lisää sivu kohteeseen lisää sivun valitsemaasi tietokantaan ja muokkaa sivun ominaisuuksia.

• Muokkaa sivuja kohteessa muokkaa sivuja ja ominaisuuksia valitsemassasi tietokannassa.

• Lähetä ilmoitus henkilölle lähettää ilmoituksen tietyille henkilöille Notion-työtilassasi. Vastaanottajina voi olla enintään 20 työtilassasi olevaa henkilöä tai henkilöitä, jotka liittyvät tiettyyn Henkilö-ominaisuuteen tietokannassasi. Lisää viesti, jonka haluat liittää ilmoitukseen.

• Lähetä Mail lähettää sähköpostiviestin Gmail-tililtäsi yhdelle tai useammalle vastaanottajalle. Tämä toiminto on käytettävissä vain maksullisissa tilauksissa. Lue lisää tästä alta.

• Lähetä webhook lähettää HTTP POST -pyynnön määritettyyn URL-osoitteeseen. Tämä toiminto on käytettävissä vain maksullisissa sopimus(tyyppi)issa. Lue lisää tässä artikkelissa →

• Näytä vahvistus avaa pienen vahvistusikkunan aina, kun joku napsauttaa painiketta. Voit käyttää sitä esimerkiksi varoituksen näyttämiseen ennen kuin painike muuttaa sivua tai tietokantaa.

• Avaa sivu tai URL-osoite avaa valitun sivun tai linkin. Jos määrität painikkeen avaamaan Notion-sivun, tämä voi olla olemassa oleva sivu tai painikkeessa luotu sivu.

• Lähetä Slack-ilmoitus kanavalle lähettää mukautetun ilmoituksen haluamallesi Slack-kanavalle. Tämä ominaisuus on käytettävissä vain Plus-, Business- ja Enterprise-tilauksissa. Lue lisää täältä →

• Määritä muuttujat mahdollistaa mukautetun muuttujan luomisen mainintojen ja kaavojen avulla. Voit sitten käyttää tätä muuttujaa muissa tietokantapainikkeen toiminnoissa. Lue lisää tästä alta.

Tietokantapainikkeen Lähetä Mail vastaanottajalle -toiminto lähettää sähköpostin Gmail-käyttäjätililtäsi yhdelle tai useammalle sähköpostiosoitteelle, kun käynnistin aktivoituu. Tästä on hyötyä, jos haluat lähettää jollekulle sähköpostia muistuttaaksesi häntä erääntyneen tehtävän suorittamisesta tai päivittääksesi tiimillesi kaikkien avoinna olevien projektiesi tilasta.

Painikkeen määrittäminen sähköpostin lähettämistä varten:

1. Valitse tietokannan oikeasta yläkulmasta ••• ja sitten → Ominaisuudet → Uusi ominaisuus → Painike.

2. Valitse Muokkaa automaatiota.

3. Valitse Lisää toiminto → Lähetä Mail vastaanottajalle….

4. Jos Notion-käyttäjätilisi on jo yhdistetty Gmail-käyttäjätiliin, näet sähköpostiosoitteesi kohdan Lähetä Mail osoitteesta vieressä. Jos haluat käyttää toista Gmail-käyttäjätiliä tätä automaatiota varten, napsauta sähköpostiosoitettasi → Lisää Gmail-käyttäjätili.

5. Voit määrittää sähköpostisi eri osia:

   • Vastaanottaja: Tämä voi olla ominaisuus (kuten Kuka tahansa, joka käynnisti tai Sivun Tekijä), työtilasi henkilö tai tietty sähköpostiosoite. Tämä sähköpostiosoite voi olla ulkoinen – sen ei tarvitse kuulua kenellekään työtilassasi tai organisaatiossasi.

     • Valitse CC/BCCVastaanottaja-kentän vierestä, jos haluat lisätä muita henkilöitä kopio- tai piilokopiokenttään.

   • Aihe: Kirjoita sähköpostin aihe. Valitse @Aihe-kentässä, jos haluat aiheen sisältävän ominaisuuden käynnistinsivultasi, ajan tai päivämäärän, työtilasi henkilön tai ryhmän tai linkin työtilasi sivulle. Valitse ∑Aihe-kentässä, jos haluat luoda kaavan aiheellesi.

   • Viesti: Kirjoita sähköpostin viesti. Valitse @Viesti-kentässä, jos haluat viestin sisältävän ominaisuuden käynnistinsivultasi, ajan tai päivämäärän, työtilasi henkilön tai ryhmän tai linkin työtilasi sivulle. Valitse ∑Viesti-kentässä, jos haluat luoda kaavan viestillesi.

   • Lähetä näyttönimellä: Tämä valinnainen näyttönimi näkyy sähköpostissasi vastaanottajalle. Valitse @ näyttönimen kentästä, jos haluat, että se sisältää ominaisuuden trigger page -sivultasi, ajan tai päivämäärän, työtilasi henkilön tai ryhmän sekä linkin työtilasi sivulle. Valitse ∑ näyttönimen kentästä, jos haluat luoda kaavan näyttönimeesi.

     

   • Lähetä vastaukset osoitteeseen: Jos haluat, että sähköpostiisi tulevat vastaukset menevät toiseen osoitteeseen kuin mistä viesti lähetettiin, voit käyttää tätä valinnaista asetusta lähettääksesi vastauksen tiettyyn henkilöominaisuuteen tai henkilöön työtilassasi.

Voit määrittää mukautetun muuttujan mainintojen ja kaavojen avulla. Voit sitten käyttää tätä muuttujaa muissa tietokantapainikkeen toiminnoissa. Muuttujan määrittäminen:

1. Valitse tietokannan oikeasta yläkulmasta ••• ja sitten → Ominaisuudet → Uusi ominaisuus → Painike.

2. Valitse Muokkaa automaatiota.

3. Valitse Uusi toiminto → Määritä muuttujat.

4. Napsauta Variable 1 antaaksesi muuttujalle nimen, muokataksesi kaavaa tai kopioidaksesi sitä. Voit myös valita Add variable.

5. Valitse muuttujakentästä @ tai ∑ määrittääksesi muuttujasi.

6. Voit käyttää näitä muuttujia muissa painiketoiminnoissa.

Voit käyttää mainintoja ja kaavoja painiketoiminnoissasi, jotta automaatiot toimivat sinulle paremmin. Esimerkiksi:

• Saatat haluta mainita päivämäärän uuden sivun nimessä, jonka painike luo tiettyyn tietokantaan.

• Saatat haluta asettaa painikkeen lähettämään ilmoituksen jollekin, joka mainitsee tietyn sivun Notion-työtilassasi.

Lisätäksesi maininnan tai kaavan tietokantapainikkeen automaatiotoimintoon:

1. Valitse tietokannan oikeasta yläkulmasta ••• ja sitten → Ominaisuudet → Uusi ominaisuus → Painike.

2. Valitse Muokkaa automaatiota.

3. Etsi olemassa oleva toiminto tai valitse Lisää toiminto.

4. Kun määrität Toimintoa, valitse kentästä @, jos haluat sisällyttää päivämäärän, henkilön, sivun tai ryhmän. Valitse kentästä ∑, jos haluat luoda kaavan.

5. Valitse Tallenna.

Varmistaaksemme, että automaatiosi toimii oikein, autamme sinua ymmärtämään, missä automaatiosi on virheellinen.

Jos automaatiossasi ilmenee virheitä sitä määritettäessä:

• Näet tietoja siitä, missä virheet ovat ja mitä ne ovat, kun luot tai muokkaat automaatiota.

• Et voi tallentaa automaatiota ennen kuin olet tehnyt tarvittavat korjaukset.

Jos automaatiosi on toiminut aiemmin, mutta kohtaa virheen, on mahdollista, että:

• Automaation lisäämä tai muokkaama tietokanta puuttuu.

• Automaation muokkaama tietokantaominaisuus puuttuu.

• Kolmannen osapuolen yhteys, kuten Gmail tai Slack, ei ole enää voimassa tai sitä täytyy todentaa.

Voit siirtyä rikkinäiseen automaatioon ja korjata sen, jotta sitä voidaan käyttää uudelleen.