إدارة الأعضاء والضيوف

لإضافة عضو باستخدام عنوان بريده الإلكتروني:

1. انتقل إلى الإعدادات → الأشخاص أو الأعضاء (حسب خطة اشتراكك).

2. انتقل إلى علامة التبويب الأعضاء.

3. اختر إضافة عضو واكتب عنوان البريد الإلكتروني للشخص الذي تريد إضافته. إذا لم تكن لديك صلاحية الدعوة، فسيظهر لك بدلاً من ذلك خيار طلب إضافة عضو.

4. حدِّد من القائمة المنسدلة ما إذا كنت تريد إضافته بصفة مالك مساحة عمل، أو مسؤول عضوية، أو عضو ثم اضغط على دعوة.

5. سيتلقّى رسالة بريد إلكتروني تحتوي على رابط لتسجيل الدخول والانضمام إلى مساحة عملك.

لإضافة عضو عبر رابط:

1. انتقل إلى الإعدادات → الأشخاص أو الأعضاء (حسب خطة اشتراكك).

2. انتقل إلى علامة التبويب الأعضاء.

3. حدِّد نسخ الرابط لنسخ الرابط السرّي إلى الحافظة، ومشاركته مع أي شخص ترغب في دعوته للعمل معك.

4. عندما ينقر مستخدم تمت دعوته على الرابط السرّي، سيتمكن من الانضمام إلى مساحة عملك تلقائياً بصفته عضواً مدفوعاً، من دون الحاجة إلى إضافة عنوان بريده الإلكتروني يدوياً.

5. إذا كنت لا ترغب في أن تتمكن من دعوة أشخاص إلى مساحة عملك باستخدام رابط، فقم بإيقاف تشغيل مفتاح التبديل الموجود بجوار رابط الدعوة.

إذا كنت تستخدم Notion في شركتك، فيمكنك تسهيل انضمام أي شخص تلقائياً إلى مساحة عملك بصفته عضواً بمجرد تسجيل دخوله باستخدام عنوان بريده الإلكتروني الخاص بالعمل. لإعداد ذلك، يمكن لمالكي مساحة العمل:

1. انتقل إلى الإعدادات → الإعدادات.

2. تحت نطاقات البريد الإلكتروني المسموح بها، أدخل أي نطاق بريد إلكتروني تريد منح الوصول إليه تلقائياً، مثل نطاق البريد الإلكتروني الخاص بشركتك. يمكنك إضافة نطاقات متعددة مسموح بها في هذا الحقل، ولكن لن تتمكن إلا من إضافة النطاقات التي تتبع لها حسابات أعضاء مساحة العمل.

الآن، كلما قام شخص ما بتسجيل الدخول إلى Notion باستخدام بريد إلكتروني يحتوي على أحد تلك النطاقات، سيرى خيار الانضمام إلى مساحة عملك أثناء عملية الإعداد. إذا انضم المستخدم إلى مساحة عملك، فسيصبح عضواً في مساحة عملك وستتم محاسبتك وفقاً لذلك.

لتغيير دور العضو في مساحة العمل:

1. انتقل إلى الإعدادات → الأشخاص أو الأعضاء (حسب خطة اشتراكك).

2. انتقل إلى علامة التبويب الأعضاء.

3. حدِّد القائمة المنسدلة لدور العضو، ثم حدِّد مالك مساحة العمل، أو مسؤول العضوية، أو العضو.

إذا كنت تعمل مع استشاري من سوق Notion، فيمكنك منحه وصولاً محدوداً زمنياً إلى مساحة عملك كعضو مؤقت. يحصلون على وصول بمستوى عضو حتى تاريخ انتهاء صلاحيتهم، ثم يفقدون الوصول تلقائياً. لا يستخدم الأعضاء المؤقتون مقعداً مدفوعاً.

لإضافة عضو مؤقت:

1. انتقل إلى الإعدادات → الأشخاص أو الأعضاء (حسب خطة اشتراكك).

2. انتقل إلى علامة التبويب الأعضاء.

3. اختر إضافة أعضاء واكتب عنوان البريد الإلكتروني الخاص باستشارك.

4. اختر عضو مؤقت من القائمة المنسدلة للأدوار.

5. حدد تاريخ انتهاء الصلاحية (بحد أقصى عام واحد من اليوم).

6. اضغط على دعوة.

سيتلقون بريداً إلكترونياً يحتوي على رابط للانضمام إلى مساحة عملك. بمجرد قبولهم، سيظهرون في قائمة الأعضاء لديك مع عرض تاريخ انتهاء صلاحيتهم.

الطلبات المعلقة

بعد إرسال دعوة، ستظهر كمعلقة حتى يقبلها الاستشاري. يمكنك عرض الدعوات المعلقة وإدارتها في الإعدادات → الأعضاء.

تمديد الوصول أو إزالته

يمكن للمسؤولين تحديث تاريخ انتهاء صلاحية العضو المؤقت أو إزالة وصوله في أي وقت:

1. انتقل إلى الإعدادات → الأشخاص أو الأعضاء.

2. ابحث عن العضو المؤقت في القائمة.

3. اختر ••• بجوار اسمه.

4. اختر تعديل تاريخ انتهاء الصلاحية أو إزالة من مساحة العمل.

تذكّر أنه يمكن إضافة ضيف إلى صفحات فردية فقط، وليس إلى مساحة عمل كاملة. لمشاركة صفحة مع ضيف:

1. انتقل إلى "مشاركة" في أعلى يمين الصفحة.

2. أدخل عنوان البريد الإلكتروني للضيف الذي تريد دعوته.

3. حدِّد مستوى الوصول لهذا الضيف من القائمة المنسدلة، ثم اضغط على زر دعوة.

4. حدِّد تخطّي الآن للتأكد من إضافته بصفة ضيف وليس عضواً.

سيتلقى ضيفك بريداً إلكترونياً يحتوي على رابط للصفحة. إذا لم يكن يستخدم Notion بالفعل، فسيحتاج إلى التسجيل للوصول إلى صفحتك.

لتسهيل إضافة ضيوف إلى مساحة عملك، تسمح Notion أيضاً للأشخاص من خارج مساحة عملك بطلب الوصول إلى صفحات معينة فيها. هذه الميزة متاحة ومفعلة افتراضياً لجميع الخطط باستثناء الخطة المؤسسية.

إذا كنت مشتركاً في خطة Plus أو خطة الأعمال، يمكنك إيقاف تشغيل هذا الإعداد. للأسف، لن تتمكن الخطط المجانية من إيقاف هذه الميزة. للقيام بذلك:

1. افتح الإعدادات → الأمان.

2. عطّل خيار السماح بطلبات الوصول إلى الصفحة من غير الأعضاء.

بمجرد تقديم الضيف طلباً للوصول إلى صفحة، سيتم إرسال إشعار إلى صندوق الوارد الخاص بمنشئ الصفحة. يمكن لمنشئ الصفحة الموافقة على الطلب بالإضافة إلى تعديل مستوى الوصول لذلك الضيف، أو يمكنه تجاهل الطلب.

يمكن لأعضاء مساحة العمل طلب إضافة ضيوف إليها. هذه الميزة متاحة في الخطة المؤسسية فقط، ولا يمكن إلا لمالكي مساحة العمل تمكينها أو تعطيلها.

للسماح للأعضاء بإضافة ضيوف مباشرةً إلى صفحات مساحة العمل، يمكن لمالكي مساحة العمل القيام بما يلي:

1. انتقل إلى الإعدادت → الأمان.

2. في علامة التبويب الأعضاء والضيوف، فعّل خيار السماح للأعضاء بدعوة الضيوف إلى الصفحات.

للسماح للأعضاء بطلب إضافة ضيوف إلى صفحات مساحة العمل، يمكن لمالكي مساحة العمل القيام بما يلي:

1. انتقل إلى الإعدادت → الأمان.

2. في علامة التبويب الأعضاء والضيوف، فعّل خيار السماح للأعضاء بطلب إضافة ضيوف.

بمجرد تفعيل هذا الخيار، سيتعين على الأعضاء ومسؤولي مساحة العمل تقديم طلب قبل أن يتمكنوا من دعوة ضيف. يُعفى مالكو مساحة العمل من ذلك ويمكنهم الاستمرار في دعوة الضيوف مباشرةً.

إذا كنت مالكاً لمساحة عمل، فيمكنكدعوة الضيوف مباشرةً.

إذا كنت عضواً:

1. انتقل إلى الصفحة التي تريد دعوة ضيف إليها. تماماً كما هو الحال مع المشاركة العادية، يجب أن تتمتع بأذونات وصول كاملة على الصفحة لطلب دعوة ضيف.

2. حدِّد مشاركة واكتب اسم الضيف الذي تريد دعوته.

3. حدِّد الدور الذي تريد أن يؤديه الضيف.

4. حدِّد دعوة.

5. سيتم إرسال إشعار إلى مالك مساحة العمل بشأن طلبك، متضمناً الصفحة والدور والبريد الإلكتروني للضيف الذي طلبت دعوته. ستتلقى أيضاً تأكيداً بأنه قد تم إخطار مالك مساحة العمل.

يجب الموافقة على طلبات دعوة الضيوف لكل صفحة ولكل ضيف على حدة. يمكن لمالكي مساحة العمل فقط عرض طلبات الضيوف والموافقة عليها. سيتضمن كل طلب البريد الإلكتروني للضيف، والعضو الذي قدم الطلب، والدور المطلوب، واسم الصفحة.

يمكن لمالك مساحة العمل الموافقة على طلب دعوة ضيف أو رفضه مباشرةً من الإشعار الذي يتلقاه، أو من خلال الانتقال إلى الإعدادات → الأعضاء → الضيوف والعثور على الطلبات في الأعلى. بمجرد استجابة مالك مساحة العمل للطلب، سيتم إخطار العضو الذي قدم الطلب بالقرار.

امنح أي ضيف القدرة على الوصول إلى مساحة عملك بالكامل عن طريق تحويله إلى عضو في مساحة العمل. في الخطط المدفوعة، ستتم محاسبتك عن كل عضو في مساحة العمل إضافي. لتحويل ضيف إلى عضو في مساحة العمل:

1. انتقل إلى الإعدادات → الأشخاص أو الأعضاء (حسب خطة اشتراكك) → الضيوف.

2. ضع علامة في المربع المجاور للضيوف الذين تريد ترقيتهم.

3. حدِّد ترقية {#} ضيف (ضيوف) إلى عضو (أعضاء).

4. بمجرّد أن يصبحوا أعضاء، يمكنك العثور عليهم في قائمة الأعضاء وتغيير أدوارهم.

في الخطط غير المخصصة للمؤسسات (Enterprise)، سنقترح أيضاً بعض الضيوف الذين قد يستفيدون من أن يصبحوا أعضاء في مساحة العمل لديك. لمعرفة من هم هؤلاء الضيوف، انتقل إلى الإعدادات → الأعضاء → الاقتراحات. يمكنك اختيار الترقية لتحويل شخص ما إلى عضو في مساحة العمل.

لإزالة عضو أو ضيف من مساحة العمل، إذاكنت ماكاً لمساحة العمل أو مسؤول عضوية اتّبع الخطوات التالية:

1. انتقل إلى الإعدادات → الأشخاص أو الأعضاء (حسب خطة الاشتراك).

2. انتقل إلى علامة التبويب الأعضاء أو علامة التبويب الضيوف.

3. بناءً على خطة الاشتراك وصفة المستخدم الذي تحاول إزالته:

   • افتح القائمة المنسدلة لدور العضو أو مستوى وصوله، ثم حدِّد إزالة من مساحة العمل.

   • افتح القائمة المنسدلة لصفحات الضيف أو حدِّد علامة ••• بجوار الضيف، ثم حدِّد إزالة أو إزالة من مساحة العمل.